Max Fine

Cuando llega la hora de organizarse, todos tenemos un sistema, el más común es la clásica libretita u hoja de papel con una lista de cosas para hacer. Eso hacía yo hace unos años, pero un día mi amigo Pablo me recomendo un enlace sobre un método llamado GTD, Getting Things Done. Esto traducido literal suena tan mal que no voy a ponerlo aquí, pero básicamente es un método para que seamos capaz de hacer más cosas de nuestras listas.

 by 3n

El método está creado por David Allen, y existe un libro (que yo no he leído todavía, pero que tengo en mi lista de pendientes) dónde te explica su método GTD y como implementarlo en tus tareas. Lo mejor de este método, es que no tiene unas reglas fijas. El sistema GTD no te dice como debés hacer las cosas, te indica unas pautas y te ayuda a organizarte para aumentar tu productividad, pero recuerda, el método no va a hacer las cosas por ti.

Definición breve: El sistema GTD te ayuda a clasificar tus tareas usando una serie de categorias preestablecidas (por ti) que te permite concentrarte en las tareas que tienes que hacer en cada momento y olvidarte del resto, con la tranquilidad de que tu sistema te las recordará cuando llegue el momento.

El sistema GTD divide tu gestión del tiempo en varías fases, Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer. Hacer debería ir al principio, pero la dejo ahí para explicarlo más fácilmente.

1.- Recopilar:

GTD define un Inbox o Carpeta de Entrada, a la cual van destinadas todas las tareas nuevas que recibimos. Por supuesto que cuando decimos Inbox no tiene porque ser el correo electrónico, nuestra hoja de papel, nuestro cuaderno o una caja en el salón pueden ser nuestro Inbox. De hecho lo normal es tener varios Inbox, uno para cada tipo de tareas (correo electrónico, papeles, etc)

2.- Procesar:

El sistema GTD  te propone un diagrama de flujo que debemos aplicar a nuestras tareas cada vez que las procesamos. Es decir, cuando sacamos las tareas de nuestro Inbox (o cuaderno) y las clasificamos (mas información en el siguiente apartado). Al principio seguir este flujo para cada tarea es algo extraño y poco intuitivo, más adelante comprobaréis que se aplica  instantáneamente al leer la tarea y se convierte en un sistema totalmente intuitivo. Como ya he dicho antes, todos los diagramas que se proponen para aplicar al sistema GTD pueden (y según creo yo DEBEN) ser modificados por cada uno para adaptarlos a su trabajo y a sus propios hábitos. Es la única forma de que funcionen.

3.- Organizar:

Cuando las tareas son procesadas, el sistema GTD te propone un sistema para clasificarlas y organizarlas, principalmente aplicando varias “categorías” a cada tarea.

Primero le da una importancia, que nos indica rápidamente si la tarea debe hacerse hoy, próximamente, o en un futuro, no hay más. O la hacemos hoy, o pronto, o la aparcamos durante un tiempo (hasta la próxima revisión como veremos más adelante). Simple, ¿verdad?

Por otra parte, el sistema GTD te organiza las tareas por contextos y proyectos (yo los llamo carpetas). Los contextos vienen a indicar momentos o situaciones comunes a varias tareas, por ejemplo, un contexto típico suele ser @oficina o @teléfono, donde meteremos todas las tareas que vamos a hacer en la oficina o cuando llamemos por teléfono. La ventaja de esto es clara, será muy fácil coger nuestra lista de tareas de la oficina cuando estemos allí y no distraernos con otras tareas que haremos en casa, por ejemplo.

Los proyectos/carpetas en GTD nos indican varías tareas con un objetivo final común. Siempre debemos intentar reducir las tareas a su forma más simple, de modo que la tarea “arreglar el pinchazo de la bici” no es una tarea sino varias ya que requiere primero comprar el parche en la tienda y tener las herramientas para desmontar la rueda de la bici, así como la bomba para hincharla después, por poner un ejemplo chorra (pero tan real que ha hecho que lleve dos semanas sin bici :P).

Nota: la arroba es lo que distingue los contextos del resto de carpetas, no esencial seguir esta nomenclatura pero una vez te acostumbras no esta nada mal. Viene del inglés y viene a significar “En” (“at”).

4.- Revisar:

Este sistema vive de la organización y de que cada tarea este en su sitio. Es esencial hacer una revisión semanal de nuestras listas de tareas (proyectos, contextos, etc) para que el sistema funcione. Este apartado es el más complicado de todo el sistema de gestión de tareas GTD. Créanme, es vital hacer esta revisión, aunque en mi caso, tengo claro que semanalmente me es imposible y la ejecuto cada 15  o 21 días. Como ya he dicho, el sistema debe adaptarse a ti, y no al revés.

5.- Hacer:

Obviamente el objetivo final es hacer más cosas, así que no podemos olvidar que está muy bien organizar las tareas, pero si no las ejecutamos, por mucho GTD que usemos, nuestra productividad no mejorará ni un ápice.

Enlaces Imprescindibles para el sistema de gestión de tareas GTD

Estos últimos parrafos definen así por encima como funciona un sistema de organización de tareas GTD. Si realmente te interesa saber más sobre el tema aquí te presento una colección de enlaces imprescindibles para entender el GTD, adaptarlo y aplicarlo a tu rutina diaria.

Yo empezaría por la wikipedia y si el inglés no es un problema con esta estupenda explicación. A continuación dos estupendos artículos altamente recomendados:

• Sacando la basura (en inglés). Uno de los mejores post que he leído sobre el tema. Este enlace es imprescindible para cuando lleves una semana o dos usando el método, yo no recomiendo leerlo antes, o en todo caso, volver a leerlo cada cierto tiempo. Ayuda a refrescar la memoria y a optimizar el sistema.
• ¿Doble sistema trabajo/casa?: Un gran post sobre si debemos usar dos sistemas GTD separados, uno para el trabajo y otro para las tareas personales en casa. Hay algún comentario muy bueno en el post. Yo al final he decidido que funciono mejor con un sólo sistema, aunque tengo un contexto específico para cuando estoy en el trabajo y otros para cuando estoy en casa.

Otros consejos para optimizar nuestro sistema GTD:

• 5 pasos para realizar correctamente el repaso semanal.
• Ahorra cerebro con GTD.
• La revisión semanal: Clave para GTD y la realización de tareas.
• El repaso semanal por El Canasto, un blog muy recomendable (en mis RSS desde hace tiempo).
• 10 consejos para GTD
• El sistema GTD de El gachupas, otro blog en español sobre productividad muy interesante, con toda una serie de posts dedicados al GTD.

En unos días publicaré una recopilación de las herramientas de software que he podido probar así comoaplicaciones de Iphone para GTD, que hay muchas y muy buenas.

Mientras tanto, ¿tienes algún otro enlace que añadir a esta lista de “imprescindibles”?